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武汉音乐学院会议费管理暂行办法

发布时间:2019-07-23  作者:  来源:   访问次数:

武音院字〔2019〕86号


第一章 总则

第一条 为加强学校会议管理,规范会议费支出行为,节约会议开支,根据《省委办公厅 省政府办公厅印发〈关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见〉的通知》(鄂办发〔2017〕50号)和《湖北省省级党政机关会议费管理办法》(鄂财行发〔2018〕14号)文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校以及各单位举办(含主办、承办、协办)的有会议费支出的各类会议,包括业务性会议和行政性会议。

第三条 召开的国际会议按照《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015〕371号)文件要求执行。

第四条 举办会议应与教学、科研活动和管理工作紧密相关,经费使用应与举办的活动具有相关性。

第五条 各单位召开会议应坚持精简高效、厉行节约的原则,严格控制会议数量,规范会议费管理,严格执行会议费开支范围和标准。

第六条 会议费管理职责

会议举办者是会议费使用的直接负责人,对会议经费收支的真实性、合规性、合理性、相关性承担直接责任。

各单位对本单位所举办会议涉及的经济事项承担审批、管理和监督责任。

第二章 会议审批与管理

第七条 会议实行分类管理,根据会议内容和性质分为两类:

(一)业务性会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、论证会等。

(二)行政性会议是指除业务会议之外的其他会议,包括教代会、团代会、学校和各单位召开的工作研讨会、工作布置会议等。

第八条 各单位应严格执行会议审批管理制度,严格控制会议数量、会期、规模。

业务性会议会期一般不得超过3天,报到和离开时间合计不得超过1天,参会人数原则上控制在100人以内,工作人员控制在会议代表人数的15%以内。

行政性会议会期一般不得超过2天,报到和离开时间合计不得超过1天,参会人数原则上控制在80人以内,工作人员控制在会议代表人数的10%以内。

第九条 学校会议实行计划编报、分级分类审批制度。

学校及各单位举(承)办重要、有影响会议的,会议组织单位应当在每年下半年学校部署编制财政部门预算时一并编制下一年度会议计划和预算,报计财处汇总。同时,应将会议计划和预算单独报学院办公室后,提请校长办公会研究决定。会议计划和预算包括会议名称、召开理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费明细预算及经费来源等内容。

鉴于会议管理的复杂性,对于年初未列入计划、又必须召开的,按照学校会议管理所规定的审批程序,按月集中追加会议计划至学院办公室后由校长办公会研究决定。

所有涉及经费支出的会议,会议举(承)办前均要填制《武汉音乐学院会议预算审批表》(见附件1)并按以下程序履行审批手续:

(一)教学单位举(承)办的,报请分管教学校领导审批。

(二)其他单位(项目)举(承)办的,由归口管理单位负责人审批后报分管该归口管理单位校领导审批。

(三)举(承)办重要、有影响会议的,还须报校长办公会研究决定。

(四)会议会期或参会人数超过第八条规定的,须报校长办公会研究决定。

(五)有外籍参会人员的业务会议,在履行会议审批手续时,须同时报外事处备案。

第十条 会议地点

各类会议首选校内场所安排,参会人员全部为校内人员的会议在校内召开,不安排食宿;确需在校外召开的,须经校长办公会研究同意后方可举办,但应当在四星级以下宾馆饭店召开。严禁在风景名胜区和豪华宾馆饭店举办会议。

第三章 会议费预算

第十一条 会议费预算编制

会议费预算应严格对照会议类型、规模和综合定额标准规定编制,会议费预算要细化到具体会议项目,不得无预算、超预算支出会议费。

学校非教学单位申请会议费预算的,按照学校编制年度财务预算的要求分项目申报会议专项经费,做好各会议收支的预测,并获得相关经费归口管理部门的正式批复。申请会议专项经费的,不得再向参会人员收取会议费。

财政专项资金的会议费预算按相关专项经费的预算编报要求申报,并获得相关专项经费主管部门的正式批复。有上级主管单位批复的会议规模、天数等要求的,严格按照批复预算安排执行。

第十二条 会议费经费来源

会议费的经费来源包括财政拨款、会议费收入、校内部门预算经费、国际、国内组织专项捐赠及其他收入等。

对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可以适当向参会人员收取会议费,收取的标准不能超过综合定额标准,收取的费用列“其他收入”科目。

收取的会议费,必须按规定使用学校计划财务处提供的票据,在建立会议费收入项目、办理入账时应提交会议的批复文件。收入应及时上交计划财务处,纳入预算管理,不得坐收坐支。

第四章 会议费使用

第十三条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等;有外籍人士参加的会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的业务考察、工作调研等发生的交通支出。

第十四条 会议费开支实行综合定额控制,会议费综合定额标准如下(单位:元/人/天):

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

业务性会议

400

150

100

650

行政性会议

340

130

80

550

(一)综合定额中的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

(二)除以下情形外,会议费各项费用之间可以调剂使用。

1.不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;

2.不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(三)各类会议应按照综合定额标准执行,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算时予以书面说明。

(四)业务性会议中外籍人士达到参会人数1/3以上的,综合定额标准可提高到760元/人/天(住宿费500元/人/天、伙食费150/人/天、其他费用110/人/天)。

会议代表住宿原则上两人一个标准间。会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须驻会的以外,不安排住宿。

第十五条 因举办会议发生的其他费用不作为会议费报销,但纳入会议费总体预算,在会议费综合控制定额外开支,从相应的支出科目中据实列支,具体如下:

(一)会议代表城市间交通费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上按差旅费管理规定由所在单位报销;对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可以作为国内外专家学术交流来访费用按照学校相应标准在差旅费中报销。

(二)参会专家及会议工作人员劳务费。根据需要,向邀请参会专家教授发放的咨询费、讲课费、评审费和会议工作人员(非在职)劳务费,按国家和学校有关规定执行,不得在会议费科目中列支,支出归入专家咨询费、劳务费等科目。劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。

(三)会议发生的文献出版费、翻译费、同声传译人员(非在职)翻译费、同声传译设备租金在预算额度内据实报销。

第十六条 会议费结余处理

会议费列支顺序为收取的会务费、自筹(代管)经费、科研经费、财政专项经费、校内预算经费。会议费结余资金原则上学校全部收回。

对于获得国际、国内组织专项资助的会议,结余的会议经费一律纳入预算管理,作为下次会议费不足的补充,不得挪作它用。

第十七条 会议纪律

严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费;严禁以培训名义召开会议;严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请。

各单位应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐安排自助餐,严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴,不上烟酒;会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得额外配发洗漱用品;严禁组织高消费娱乐、健身活动。

不得组织与会议无关的参观游览,不得宴请与会人员;不得发放纪念品及物品。

第五章 会议费报销

第十八条 报销规定

未经批准以及超范围、超标准、无预算、超预算开支的会议费用,一律不予报销。

各单位在会议结束后应及时到计划财务处办理报销和开具票据的核销手续,严禁按会议预算金额进行会议费用结算。

会议费报销时应集中一次性结算,不得分开报销。

会议餐费票据应与会议议程中就餐地点、就餐时间相符,否则不予报销。

对确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费可以在差旅费中报销。

支付邀请参会专家教授咨询费、讲课费、评审费和会务工作人员(非在职)劳务费的,必须单独列支,不得在会议费中报销,应通过财务收入申报系统申报,原则上必须转入银行卡结算,不得发放现金,不得代签代领。

第十九条 会议费报销材料

(一)经批准的《武汉音乐学院会议费预算审批表》(附件1)及审批文件;

(二)会议通知(包含会议内容、会议议程);

(三)《武汉音乐学院会议费核算审批表》(附件2);

(四)实际参会人员名单及签到表;

(五)会议费合同、文件等印刷费合同(1万元及以上的);

(六)与会议相关的有效发票(收据);

(七)酒店等会议服务单位提供的费用原始票据、清单(须加盖服务单位财务专用章);

(八)电子结算单等凭证(支付凭条);

(九)会议纪要(或新闻报道)及主要成果复印件等支撑材料。

第二十条 会议费支付方式

各单位会议费的支付,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。

第六章 会议费公示和报告制度

第二十一条 会议公示

各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在校内公示。

第二十二条 年度报告制度

各单位应当于每年1月底前,按照要求将本单位上年度会议计划及执行情况(包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等)上报学校,由学校汇总后按要求上报省财政厅。

学院办公室对各单位报送的会议年度报告进行汇总分析,针对执行中存在的问题,及时完善相关制度。

第七章 监督检查和责任追究

第二十三条 监督检查

学校监察室、审计处、计划财务处等部门应对学校会议经费的使用和管理情况进行监督、检查,主要包括:

(一)会议计划的编报、审批是否符合规定;

(二)会议经费开支范围和开支标准是否符合规定;

(三)会议费报销和支付是否符合规定;

(四)会议会期、规模是否符合规定,会议是否在规定的地点和场所召开;

(五)年度决算报告是否反映本单位会议计划和执行情况;

(六)会议费管理和使用的其他情况。

第二十四条 责任追究

违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任:

(一)未经批准或备案召开会议的;

(二)以虚报、冒领手段骗取会议经费或增加会议人数、天数等进行报销的;

(三)违规扩大会议经费开支范围,擅自提高会议经费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的,由计划财务处会同有关部门责令改正,追回资金,并经批准后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人,学校有关部门将按规定予以处理。如行为涉嫌违纪违法的,移交监察室或司法机关处理。

第八章 附则

第二十五条 本办法未尽事宜,《湖北省省级党政机关会议费管理办法》有明确规定的,从其规定。

第二十六条 对于挂靠学校的学会、协会根据其章程、协议召开的会员大会、换届会议、理事会等,参会人数和会期按照有关规定执行。

第二十七条 本办法由学院办公室和计划财务处负责解释。

第二十八条 本办法自印发之日起执行。《武汉音乐学院会议费管理办法》(武音院字〔2016〕23号)同时废止。


附件:

1.武汉音乐学院会议费预算审批表

2.武汉音乐学院会议费核算审批表

3.武汉音乐学院会议签到表


武汉音乐学院

2019年7月23日

  • 附件【附件1-3.xls】已下载

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